Carte affaire : un vrai atout pour les finances de votre entreprise

La question des dépenses professionnelles et de leur traitement par les différents services concernés est un véritable enjeu stratégique et économique au sein d’une entreprise. Quelle est l’approche la plus rationnelle et pratique ? Comment peut-on se faciliter la tâche ? Quelles solutions existe-t-il ? Nous nous pencherons dans cet article sur les cartes affaires proposées par les différents intervenants du marché. Nous présenterons leur mode de fonctionnement et leurs avantages majeurs.

Qu’est-ce qu’une carte affaire ?

La carte affaire (ou carte business ou carte corporate selon l’opérateur) est une solution de paiement mise à disposition des sociétés afin que leurs dirigeants et collaborateurs habilités puissent effectuer leurs dépenses professionnelles, lors de déplacements professionnels principalement, sans avoir à avancer des fonds propres en attente de remboursement. Les opérateurs les plus connus, qui travaillent en partenariat avec les institutions bancaires, sont Visa, Mastercard et American Express.

La plupart des comptes courants professionnels sont assortis d’une carte de ce type. L’avancée des technologies mobiles et l’émergence de nouveaux acteurs du secteur bancaire – banques en ligne et néobanque – ont permis le développement d’une gamme de services et d’outils dédiée à une meilleure gestion des dépenses liées à une activité professionnelle.

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Les principales fonctions de la carte affaire

Le choix de souscrire à une carte affaire relève de 2 objectifs distincts et parfaitement complémentaires :

  • une stratégie économique pour les retombées positives sur l’activité
  • une optimisation de la gestion des frais professionnels et par extension de gestion de trésorerie.

Il faut avouer que les néobanques ont redistribué les cartes avec leurs offres très spécifiques qui se concentrent sur les besoins réels des professionnels. Un dirigeant ou manager peut désormais attribuer une carte affaire à chaque membre de son équipe (qui en a besoin) avec une palette de configuration importante : contrôle des cartes, suivi en temps réel, maîtrise des plafonds de dépenses, prélèvement sur le compte courant de l’entreprise ou sur le sous-compte créé pour le collaborateur (dans un souci de responsabilisation financière). C’est un gain de temps et d’organisation qui favorise une concentration maximale sur l’activité en elle-même.

En back office les applications mobiles, qui offrent l’opportunité d’associer directement (avec une photo) une dépense à une facture pour faciliter la gestion des notes de frais, de générer un reporting immédiat et d’avoir une vision en temps réel de la situation générale de la société, sont les nouveaux atouts indispensables d’une gestion comptable moderne et simplifiée. L’énergie et l’attention sont concentrées sur les véritables objectifs de croissance de l’entreprise.

Quels atouts pour la carte affaire ?

Nous avons présenté dans les grandes lignes ce qui peut justifier le choix d’une carte corporate. De manière plus pragmatique voici 2 avantages majeurs pour une entreprise d’y souscrire.

Les collaborateurs VS les notes de frais

Les membres du staff n’ont plus besoin d’avancer leurs frais professionnels, ce qui est un point très positif pour les utilisateurs de la carte et pour la société puisque tout est piloté et contrôlé sans délai par l’équipe de direction et comptable. Il est possible de responsabiliser le collaborateur en lui attribuant un compte dédié, attaché à sa carte affaire. Avec les outils associés au compte pro – application mobile notamment – il est alors très facile de rapprocher dépenses et factures, de bloquer / débloquer une carte, de plafonner à la hausse ou à la baisse les frais autorisés, etc.

Des services sur mesure

Opter pour une carte affaire signifie profiter de services professionnels qu’il est possible de choisir à la carte :

  • des relevés de dépenses mensuels et annuels
  • le verrouillage de l’utilisation de la carte d’un collaborateur chez certains fournisseurs uniquement
  • le bénéfice d’opérateur partenaire avec des diverses prestations. Une montée en gamme signifie une augmentation de services
  • le profit direct d’un réseau de partenaires commerciaux. Par exemple des réductions sur des voyages.

Ces deux grandes familles d’avantages démontrent l’efficacité d’une carte affaire afin d’optimiser, sous tous ses aspects, la gestion des dépenses professionnelles. De plus en plus d’entreprises utilisent ce genre de solution de paiement pour leurs dépenses de fonctionnement.

femme tenant une série de cartes affaire

Vers quelle banque se tourner pour ses cartes affaire ?

Avec la démocratisation tarifaire des comptes professionnels et services associés, dont la carte affaire, cette dernière est tout à fait recommandée pour tous les types d’entrepreneurs. Micro entrepreneur comme dirigeant d’une multinationale trouvent un véritable intérêt à cette solution de paiement. La catégorisation instantanée, le suivi en temps réel et le contrôle total sur les différents moyens de paiement sont des atouts indispensables au quotidien. Il existe bien entendu des offres adaptées à chaque profil : de l’entrée gamme à faible coût avec une carte unique et des offres Full Services plus onéreuses mais plus complètes.

Le fait que ce soit un service payant est certainement l’aspect le plus contraignant. Cela peut rebuter certains jeunes entrepreneurs avec une trésorerie limitée.

La souscription se fait soit totalement en ligne dans le cas des néobanques (et banques en ligne) avec des dossiers simplifiés et un traitement rapide grâce à une dématérialisation complète de l’envoi de justificatifs (identité, KBIS, etc.), soit suite à un rendez-vous avec un conseiller expert des professionnels qui collecte toutes les informations nécessaires et détaille avec le dirigeant l’ensemble des besoins présents et futurs à envisager. Un choix entre une totale indépendance, quitte à ressentir quelques manques en services, et un suivi dédié et personnalisé qui peut manquer de souplesse et d’immédiateté.

Les néobanques

Ces nouvelles banques 100% en ligne ont révolutionné l’usage de la carte affaire. Des tarifs ajustés en fonction du type d’entreprise, de la flexibilité, pas d’engagement, des cartes à usage international et en multidevises. Chaque prestataire favorise certains aspects. Actuellement Qonto est sûrement l’offre de services bancaires professionnels la plus complète avec un tarif qui évolue en fonction des besoins de l’entreprise. De 29€ / mois pour les petites structures aux besoins limités à 249€ / mois pour les entreprises avec de nombreux salariés et utilisateurs. Cartes physiques et virtuelles, paiements et retraits même à l’étranger. Consultez notre test sur cette page.

Les banques traditionnelles

Bien évidemment les banques historiques proposent dans leur pack pro des cartes d’affaire de haut niveau. Elles sont souvent accompagnées de services Premium directement négociés avec l’opérateur. C’est l’un des principaux avantages de traiter avec une banque comme BNP ou la Société Générale. Ce sont des institutions présentes dans le monde entier, avec un rayonnement commercial immense. Certes les tarifs associés à un compte professionnel et à une carte affaire sont souvent plus élevés que dans une néobanque mais ils s’accompagnent de services annexes très pratiques : contrat d’assurance multirisque, conciergerie, annulation de vol, etc.

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