Gestion des notes de frais : les néobanques à la rescousse

Dernière mise à jour le 24 février 2020

Les notes de frais générées par les dépenses professionnelles peuvent vite devenir un véritable casse-tête en terme de gestion comptable. Les collaborateurs avancent les frais. Des factures se perdent. Une énergie colossale et un temps fou sont perdus face à cette réalité de nombreuses entreprises. Les néobanques ont amené dans leurs kits de services flexibles des solutions innovantes qui allègent considérablement la gestion des notes de frais d’une société. Découvrons en quoi elles sont d’un tel secours.

Qu’est-ce que les notes de frais ?

Les notes de frais sont l’ensemble des dépenses professionnelles réalisées par le collaborateur d’une entreprise dans le cadre de son activité. Bien souvent ces dépenses sont avancées par le collaborateur qui doit ensuite fournir chaque facture au service comptable ainsi qu’un suivi détaillé des sommes engagées (date, motif, etc.), souvent sous la forme d’un tableau de suivi pour un rapprochement efficace, afin d’être remboursé. Ce sont ces documents qui sont réellement les notes de frais.

Prenons l’exemple d’un commercial qui réalise des déplacements sur son secteur commercial. Chaque mois il fait le plein de son véhicule, mange au restaurant voire découche. Cela engendre des notes de frais en carburant, en ticket de restaurant et d’hôtel… Des sommes parfois importantes qui peuvent mettre du temps à être traitées en comptabilité le temps de réunir toutes les données inhérentes à ses frais professionnels (facture, tableau de suivi dûment rempli et validé par la hiérarchie). Sans prendre en compte les situations où une avance sur frais a été faite.

Il apparaît vite évident qu’apporter des solutions pratiques, souples et efficaces pour simplifier la gestion des notes de frais à l’ensemble des équipes est une priorité pour de nombreuses sociétés.

Comment simplifier la gestion de vos notes de frais ?

Les néobanques, par leur nature 100% digitale et connectée, sont des formules beaucoup plus adaptées à la gestion des notes de frais. En effet on se rend vite compte lorsqu’on utilise un compte professionnel digital que la gestion de son compte courant est simplifié à son extrême puisqu’une action depuis l’appli mobile a des répercussions sur plusieurs niveaux.

En adaptant cette connexion hiérarchisée et intégrée au système global de l’entreprise (connexion dématérialisée de tous les services au service comptable) au principe des notes avec des outils pertinents le gain de temps et d’argent est colossal. Les applications permettent de raccourcir les processus avec une action unique attachée à une dépense. Le collaborateur utilise sa carte professionnelle, il photographie son ticket, il l’attache à sa dépense. L’application dispatche les informations pour un suivi en temps réel par la direction, managers et la comptabilité. S’il y a un oubli l’application envoie un rappel au collaborateur via une notification sur le téléphone qui lui est rattaché. Les informations ne se perdent plus. Les sommes sont directement imputées aux équipes concernées sans avance de frais donc gérées en direct par la société.

Les meilleures solutions du moments

Bon nombre de néobanques mettent en oeuvre de grandes sources d’innovation et de bon sens afin de simplifier au maximum la gestion des comptes professionnels et des notes de frais relatives aux différents services. Présentons 4 des meilleures solutions du marché actuellement avec leurs particularités respectives.

Qonto

Qonto propose une la meilleure offre actuelle 100% digitale de services bancaires pour les professionnels. Freelances ou grandes entreprises Qonto s’adapte pour être en adéquation avec les besoins réels de ses clients : application mobile, carte bancaire, virement, liaison comptable, facturation, etc.

Concernant les notes de frais Qonto a mis en place un process appelé Gestion des dépenses d’équipe qui permet :

• de définir des accès personnalisés en fonction de son poste – manager, collaborateur – avec des niveaux de permission variables en fonction des besoins
• d’un accès comptable simplifié grâce à une connexion entre l’application et le logiciel

Chaque membre a une carte de dépenses Qonto et un accès à l’application mobile. Il est ainsi possible de scanner / photographier les factures et de les lier à leurs dépenses. Tout est configurable comme la définition des plafonds, le blocage / déblocage de carte ou encore la saisie des virements pour chaque budget d’équipe. Plus d’informations sur cette page.

Anytime

Anytime a su se faire une place de choix dans le coeur des entrepreneurs grâce à son offre pro particulièrement attractive. En plus des classiques prestations – carte bancaire, compte courant, liaison comptable, dépôt de capital – Anytime c’est aussi un accompagnement personnalisé à la création d’entreprise. Il en est de même sur la question des notes de frais Anytime propose une offre faite pour les entreprises avec :

• des cartes Mastercard physiques et virtuelles (à usage unique pour les achats web)
• une gestion complète et simplifiée de chaque moyen de paiement
• le suivi en temps réel via tableau de bord
• l’intégration comptable
• la gestion de virements multiples en XML et CSV
• des sous comptes avec IBAN (virement budget d’équipe) liés au compte principal
• des outils de facturation
• des économies sur les frais de change car il n’y en aucun

Mooncard

Mooncard se veut la solution digitale, centralisée et simplifiée des notes de frais d’une société. Mooncard a développé de nombreux outils et solutions parfaitement en phase avec les besoins des entreprises en quête de flexibilité, d’indépendance et de transparence. Mooncard c’est une banque en ligne avec un compte courant, une carte bancaire, une application mobile de gestion et des outils d’intégration comptable.

Sur le même principe il a été conçu un système adapté aux notes de frais en quelques étapes simples : un paiement est effectué ; un SMS est envoyé au détenteur de la carte pour lui rappeler de photographier le justificatif. Une fois le document dématérialisé les données sont réparties et stockées dans le système global : suivi des dépenses personnalisé, liaison comptable directe, contrôle total sur les moyens de paiement (plafond, budget, blocage, déblocage, etc.)

Spendesk

Au cœur de la forêt des néobanques Spendesk a essayé de tirer son épingle du jeu grâce à une approche systémique des besoins bancaires d’une société. L’ensemble des prestations liées au compte pro – cartes, entrées / sorties du compte, facturation, notes de frais, comptabilité – a été imaginé pour être piloté de façon centralisée tout en octroyant une grande autonomie aux différents services autorisés.

Chaque carte distribuée aux collaborateurs concernés par des dépenses professionnelles (virtuelles ou physiques) est paramétrable et reste sous le contrôle de personnes désignées : plafond autorisé, fond disponible, automatisation de procédures de virement d’équipe. Il devient alors possible de dématérialiser tout le processus de gestion de notes de frais en lien avec la comptabilité (photo d’une facture liée à une dépense), de centraliser des abonnements sur une carte, de définir des budgets alloués aux équipes et de suivre en temps réel quels sont les postes de dépenses professionnelles. Cela offre une meilleure visibilité et une capacité d’anticipation des besoins de trésorerie.